O que Faz o Excel?
Para revelarmos o que é o Excel, e para que serve,
é necessário compreender alguns conceitos
O que é Planilha
De modo resumido, planilhas são tabelas.
A partir de dados lançados na planilha, podemos produzir gráficos e relatórios.
Tarefa que, antes do computador, só era possível com lápis, borracha, papel e uma calculadora.
Observe os exemplos de planilhas
logo a seguir (role o texto):
a) Planilha de vendas de uma lanchonete feita no Excel da Microsoft.
b) Planilha de Notas. Um professor pode lançar as notas dos alunos e obter as respectivas médias.
No exemplo, somamos a 1ª e 2ª notas e dividimos por 2, para obtermos a média. Como essa, muitas tabelas envolvem contas para seu preenchimento.
Essas são nosso principal alvo, pois é onde o Excel facilitará o trabalho.
O que é Planilha Eletrônica
Softwares aplicativos que permitem a automatização desses cálculos, como o Excel e o LibreOffice Calc, são conhecidos como
Planilhas Eletrônicas.
Esses softwares costumam apresentar na tela do computador uma planilha em branco, onde cada coluna e cada linha tem uma forma
de ser identificada: usualmente as colunas são representadas por letras, enquanto que as linhas por números.
Aqui, assinalamos a coluna Y (figura abaixo) e a linha 3, respectivamente:
O que é uma Célula
Observe que os dados são digitados na planilha do Excel dentro de pequenos retângulos. São denominados células.
A figura ilustra a célula Y3 (significa "entroncamento" da coluna Y com linha 3).
Cada célula possui um nome que é a composição do nome da coluna (no exemplo, a célula destacada está na coluna Y),
seguido do nome da linha (a célula destacada está na linha 3).
Portanto, no exemplo da planilha Excel acima, temos destacada a célula Y3.
Voltando ao exemplo das notas: caso a 1ª nota seja x, a 2ª y e a 3ª nota z, podemos dizer que a média será (x+y+z)/3.
Lembrando um pouquinho da matemática, x, y e z são as chamadas variáveis; isso porque seus valores podem mudar.
Por exemplo, qual seria a média se x, a 1ª nota, valesse 8, y, a 2ª nota, valesse 6 e z, a 3ª nota, valesse 7?
Fazendo as substituições, obteremos 7 como valor da média.
Numa planilha eletrônica, as variáveis ao invés de serem representadas por x, y ou z, são representadas pelo nome da célula
onde colocaremos seus valores. Assim, para calcular a média da aluna Maria, poderíamos escrever a fórmula (V3 + W3 + X3) / 3.
Isso porque a 1ª nota da Maria ocupa a célula V3, a 2ª, W3 E a 3ª, a célula X3.
A vantagem é que um professor poderá programar uma planilha em 2017 e nos anos subsequentes, 2018, 2019, ...,
apenas trocar as notas, pois as médias serão calculadas e apresentadas automaticamente.
Dá para compreender por que, em 1978, o VisiCalc (primeira planilha eletrônica lançada no mercado), deu um imenso impulso na
indústria de microcomputadores, pois as pessoas não precisavam mais aprender a programar para usar o computador.
Depois do VisiCalc, o software de planilha eletrônica que mais fez sucesso foi o 123, desenvolvido pela Lotus.
Finalmente, o Excel, que é o mais utilizado no mercado atualmente.
O que faz o Excel - A Planilha Eletrônica na Tela do Computador
Normalmente, as planilhas eletrônicas oferecem a possibilidade de trabalharmos com inúmeras linhas e colunas que, obviamente,
faz com que não consigamos visualizar a planilha inteira na tela do computador.
Uma planilha pode ter mais de 16.000 colunas e mais de 1.000.000 linhas! Por isso, a tela do computador funciona como uma janela, por trás da qual
a planilha pode ser deslocada.
Dessa forma, você só visualiza uma parte da planilha por vez.
O que faz o Excel - A Entrada de Dados
Como o principal objetivo de uma Planilha Eletrônica
é fazer cálculos, esse tipo de software precisa distinguir entre 3 padrões de dados:
- número
- texto
- fórmula
Observe a planilha Excel acima.
Número
Na planilha, os valores 15.000, 32.000, 21.000, foram digitados nas células B4, B5 e B6, respectivamente.
Calculando-se 5% (por exemplo) sobre eles, teremos as comissões dos corretores. Como a planilha é quem faz os cálculos com esses dados, eles são do tipo número.
Texto (ou label)
Você precisará inserir cabeçalhos, nomes e outros textos. Observe os cabeçalhos e os nomes.
O software não fará cálculos com eles. Portanto, são dados do tipo texto (ou label).
Fórmula
Para que a planilha calcule automaticamente a comissão de cada corretor, temos que inserir uma fórmula.
No exemplo, a comissão corresponde a 5% do valor da venda. Na célula C4 foi digitado 5/100*B4.
Se informarmos ao programa que 5/100*B4 é uma fórmula (e não um texto), será apresentado o resultado do cálculo.
Obs.: na computação, usamos a barra (/) para indicar uma divisão e o asterisco (*) para indicar multiplicação.
O que faz o Excel - Operações com Faixas de Dados
Entendemos por faixa ou faixa de dados ou ainda range, qualquer retângulo destacado na planilha.
No Excel, a faixa de dados é análoga ao bloco nos editores de textos, como no Word.
As faixas costumam ganhar nomes compostos dos nomes de duas células que formam a extremidade de uma das diagonais do retângulo.
A faixa destacada na figura da planilha Excel é a faixa B4..C6.
Uma planilha eletrônica típica, inclusive o Excel, deve permitir as seguintes operações com faixas
- Apagar
Você pode apagar um trecho da planilha. Normalmente, uma faixa (retângulo composto de células).
- Mover
Você pode mudar a apresentação da sua planilha, sem ter de digitar tudo novamente, reposicionando uma faixa.
- Copiar
Muitas vezes, trechos da planilha ou fórmulas devem aparecer mais de uma vez.
- Formatar
Uma faixa contendo números pode ser formatada para exibí-los no formato 999.999,00 com duas casas decimais.
Isso significa que se o usuário digitar 5237, automaticamente aparecerá 5.237,00.
- Proteger
As planilhas eletrônicas também oferecem um recurso para proteção de faixas de células.
Imagine que você teve um trabalho imenso para digitar 137 fórmulas em sua planilha.
Protegê-las é interessante, pois evitará acidentes e perda das fórmulas.
- Inserir Linhas e Colunas
Caso você deseje inserir um novo corretor na sua planilha e sendo seu nome Carlos,
esse deveria estar entre Antônio e Marcos de modo a manter a ordem alfabética.
As planilhas eletrônicas permitem a inserção de uma linha inteira.
Supondo que você deseje acrescentar, para cada corretor, um código, você necessitará de mais uma coluna.
Imagine o trabalho que você teria, se estivesse fazendo isso com caneta e papel!
O que faz o Excel - Uso de Funções
Antes de definir função, vamos compreender o que é, através de um exemplo.
Analise a planilha abaixo e procure compreender o como opera a fórmula que criamos para calcular a média: (A4+B4+C4+D4)/4
Agora, imagine se a fórmula tivesse que ser escrita para calcular a média de 200 notas! Não ficaria imensa?
Será que se, ao invés de escrevermos (A4+B4+C4+D4)/4, pudéssemos escrever MÉDIA(A4..D4), não ficaria bem mais simples?
A boa notícia é que funciona exatamente desse modo no Excel.
As planilhas eletrônicas são dotadas de funções que nada mais são que fórmulas pré-programadas pelo desenvolvedor do produto.
As funções, como no exemplo MÉDIA(A4..D4), são compostas de um nome (MÉDIA) e de argumentos (A4..D4), que são valores que você oferece para o aplicativo fazer os cálculos.
Como as planilhas eletrônicas são usadas pelos mais variados tipos de profissionais como médicos, engenheiros, administradores e pesquisadores, entre outros,
você não deverá se preocupar em estudar todas as funções oferecidas pelo produto.
Em geral, um Curso de Excel Online Básico abrange as principais funções, como a função SOMA e função MÉDIA.
O que faz o Excel - Gerenciamento de Arquivos
As planilhas podem ser salvadas (gravadas) em disco, como um arquivo de dados.
Além de salvar e abrir arquivos de planilhas, o Excel permite as seguintes operações entre esses arquivos:
- Adicionar planilhas
Suponha que você tenha 12 planilhas com cabeçalhos idênticos, porém, com dados distintos.
Suponha, também, que cada uma das 12 planilhas corresponda a um mês do ano.
Ao final do ano você poderia obter a somatória de todas essas planilhas numa nova planilha.
- Subtrair planilhas
De modo análogo, você também poderá subtrair planilhas.
- Importar planilhas
Um arquivo produzido por um aplicativo A, pode ser lido por outro aplicativo B, de outro desenvolvedor.
Por exemplo, o LibreOffice Calc consegue abrir uma planilha gravada pelo Excel.
Chamos essa ação de importação.
- Impressão de Relatórios
As planilhas eletrônicas permitem a
impressão de relatórios utilizando partes ou todos os dados da planilha,
incluindo outros recursos dos processadores de textos, como fontes, margens, cabeçalhos e rodapés.
O que faz o Excel - Gerenciamento de Banco de Dados
Para que você compreenda, vamos fazer um paralelo com o Banco de Dados de um escritório tradicional de uma loja, sem computador,
onde tudo é registrado em fichários (conjunto de fichas de papel).
O Banco de Dados é todo o conjunto desses fichários.
Uma loja precisa ter os fichários para cadastro de clientes, fornecedores, vendedores, pedidos,
produtos que revende, das contas a receber e das contas a pagar, entre outros.
Um Gerenciador de Banco de Dados é um software aplicativo que ajuda a organizar tudo isso no computador. O mais
conhecido é o Access, da Microsoft.
As planilhas eletrônicas, incluindo o Excel, costumam trazer os principais recursos dos
Gerenciadores de Banco de Dados, que são, basicamente:
- modificação de estrutura
- classificação dos registros (ordem alfabética, numérica,ascendente, descendente)
- pesquisa de registros
Devido à complexidade de algumas estruturas de dados e do próprio Access, para gerenciar pequenos Bancos de Dados, o
Excel é uma ferramenta simples, fácil de aprender e supre a necessidade.
O que faz o Excel - Criação e Exibição de Gráficos
Grande parte das tabelas são desenvolvidas com a intenção da geração de gráficos e relatórios.
Com facilidade, conseguimos obter, a partir de faixas da planilha, gráficos de vários tipos.
Os exemplos mostram gráficos que foram gerados pelo Excel, a partir da planilha abaixo:
Gráfico de Barras
Gráfico Tipo Torta
Gráfico de Linha
O que faz o Excel - Exemplos de Planilhas
A seguir alguns exemplos para a aplicação de softwares do tipo Planilha Eletrônica. Todos eles realizados no Excel.
No Curso de Excel Online você terá oportuniade de construí-las.
Fluxo de Caixa
Aplicação: você pode controlar o caixa de sua empresa, criando uma planilha em pouco tempo.
Não é necessário o uso de nenhuma função e a fórmula é simples:
Atualização de Tabela de Preços
Aplicação: numa situação em que os preços de custo dos produtos variam muito, você poderá obter a tabela de preços atualizada em poucos segundos.
Situação 1: o preço de venda é sempre o preço de custo acrescido de um percentual fixo:
Situação 2: o preço de venda é obtido com percentuais distintos para cada produto:
Observe que foi inserida uma coluna (Fator) para que cada produto tivesse uma margem de lucro diferente.
Pedido de Mercadoria
Aplicação: você pode preparar um "molde" para o cálculo e o preenchimento de pedidos.
Lançando-se o valor unitário e a quantidade de cada item, o softwtare calculará os totais por item e o total do pedido.
Resultado de Classe de Alunos
Aplicação: um professor que necessite calcular a média dos alunos de uma classe.
Poderá lançar as faltas e obter o resultado para cada aluno (aprovado ou reprovado), criando uma planilha como a seguinte.
Funções utilizadas
No exemplo usamos as funções CONTAR e SE.
A função CONTAR devolve a quantidade de células preenchidas em um determinado intervalo (faixa).
Usamos aqui, para a obtenção do número de faltas de cada aluno.
No Excel, a função SE preenche a célula com um ou outro valor, dependendo se determinada condição é verdadeira ou falsa.
Foi aplicada para preencher as células com "aprovado" ou "reprovado", dependendo da média e da freqüência.
No exemplo, a função SE poderia ser aplicada de uma das formas seguintes:
a. sem levar em conta o número de faltas (como critério de aprovação): SE( MÉDIA >= 5 ; "aprovado" ; "reprovado" )
b. levando em conta as faltas: SE( MÉDIA >= 5 ;SE(FALTAS<=3; "aprovado";"reprovado") ; "reprovado")
Folha de Pagamento
Aplicação: para uma empresa com poucos funcionários podemos economizar muito, fazendo a folha de pagamento através de uma planilha eletrônica.
Não somente a listagem, mas também os holerites.
Funções:
No exemplo foi usada a função SE para o cálculo do percentual de acordo com o salário bruto do funcionário
(se, por hipótese, o desconto de INSS fosse de 8% para salários até R$ 1.000,00 e de 10% para salários acima de R$ 1.000,00.
Também foi usada a função SOMA para obtermos o total do intervalo dos salários líquidos.
Vendas da Empresa
Aplicação: anotando as vendas de sua empresa no decorrer dos anos, você poderá fazer análises interessantes, através da criação de gráficos!
Com um Curso de Excel Online você já conseguirá produzir planilhas como estas.
Fatia de Mercado
Aplicação: você pode usar um gráfico tipo "torta" para enfatizar a posição de determinado produto no mercado.
Veja o exemplo, simulando o número de cópias baixadas de cada editor de textos em um certo país:
Desempenho de Vendedores
Aplicação: você pode analisar e comparar os desempenhos dos seus vendedores no decorrer do ano.
Aplicação de design
Com a aplicação de técnicas de design,
as planilhas podem ter uma apresentação menos "dura", tonando-se mais atrativas para quem as avalia.
